Het COVID- en griepseizoen komt er weer aan en dat betekent dat we de handen uit de mouwen moeten steken voor onze risicopatiënten. Een slimme organisatie en goede voorbereiding zorgen ervoor dat vaccineren niet ten koste gaat van je dagelijkse flow.
Met een goede voorbereiding win je tijd
Voor je van start gaat, stel jezelf de juiste vragen:
- Wie vaccineert in ons team?
- Op welke dag? Bepaal vaste dagen of dagdelen en communiceer dat duidelijk.
- Hoe plannen we de patiënten in? Via vrije inloop of op afspraak? Online agendatools maken dit eenvoudig, maar check zeker GDPR en de compatibiliteit met je agenda. Telefonische afspraken vermijd je best, want enkele rinkelende telefoon is een vorm van verspilling in je werkproces.
- Hoe ga je communiceren? Is de informatie eenvoudig te vinden via je website, sociale media of een QR-code op je kassaticket?
Zorg voor flow
Bekijk het volledige traject van je patiënt, want vaccineren is veel meer dan een prik. Waar komt de patiënt binnen? Hoe verplaatst hij zich naar de vaccinatieruimte? Welke documenten of materialen moeten onderweg klaarliggen?
Door vooraf de anamnese klaar te leggen bij de balie en de noodtrousse bij de hand te houden, bespaar je te straks veel stress.
Hou de certificaten van de vaccinator(en) bij de hand. Zorg dat je weet hoe de koppeling met vaccinet werkt in je software. Vul je noodtrousse aan met de BLS-informatie en voorzie de vaccinatieruimte met een naaldcontainer, ontsmettingsmiddel voor de handen en pleisters.
Continu optimaliseren
Zelfs met een goede voorbereiding ontstaan er bottlenecks. Misschien stapelt de administratie op of lopen de wachttijden onverwacht uit. Kijk daarom dagelijks kort na waar het vlot ging en waar de flow stokte. Misschien is het wel een goed idee om meer tijd te voorzien tussen een groepje patiënten?
Professioneel en klantgericht
Een goed georganiseerde vaccinatiecampagne bespaart je niet alleen tijd en frustratie, maar verhoogt ook de tevredenheid van je patiënten. Want een korte wachttijd en duidelijkheid, geef het gevoel dat alles professioneel verloopt.
Met deze aanpak zet je vaccinatie in je apotheek neer als een dienst die écht meerwaarde biedt, voor je patiënten en voor je team.